Քոլեջի տեղեկատվության և փաստաշրջանառության կառավարման կանոնակարգ
«ՄԽԻԹԱՐ ՍԵԲԱՍՏԱՑԻ» ԿՐԹԱՀԱՄԱԼԻՐԻ ՔՈԼԵՋԻ ՏԵՂԵԿԱՏՎՈւԹՅԱՆ ԵՎ ՓԱՍՏԱԹՂԹԱՇՐՋԱՆԱՌՈւԹՅԱՆ ԿԱՌԱՎԱՐՄԱՆ ԿԱՆՈՆԱԿԱՐԳ
ԸՆԴՀԱՆՈւՐ ԴՐՈւՅԹՆԵՐ
Սույն կարգով սահմանվում է «Մխիթար Սեբաստացի» կրթահամալիրի քոլեջի փաստաթղթաշրջանառության կարգը։
Քոլեջի փաստաթղթաշրջանառությունը կրթահամալիրի փաստաթղթաշրջանառության մաս է։
Քոլեջում շրջանառվող փաստաթղթերը վերաբերում են ուսանողներին, դասավանդողներին, ուսումնաօժանդակ կազմին, կազմակերպչին, գրասենյակի ղեկավարին, կրթահամալիրի տնօրենի գրասենյակին և կրթահամալիրի տնօրենին։
Փաստաշրջաառության պատասխանատուն Քոլեջի գրասենյակի ղեկավարն է։
Քոլեջում փաստաթղթերի հասանելիության և հանձնարարականների ժամանակին կատարման նկատմամբ վերահսկողությունն իրականացնում է Քոլեջի ղեկավարը։
Սույն կարգը պարտադիր է Քոլեջի ողջ աշխատակազմի և ուսանողների համար։
2. ՀԻՄՆԱԿԱՆ ՀԱՍԿԱՑՈւԹՅՈւՆ ԵՎ ԳՈՐԾԱՌՈւՅԹՆԵՐ
2.1. Փաստաթուղթը նյութական, տեղեկատվական կրիչ է, որի մեջ արտացոլված են գրավոր/բանավոր, ձայնային-պատկերային ինֆորմացիան (տեքստ, պատկերներ, աղյուսակներ, սկավառակ, էլեկտրոնային կրիչ), որոնք ենթակա են փոխանցման, պահպանման, ոչնչացման:
2.2. Փաստաթուղթը լինում է պաշտոնական և ոչ պաշտոնական, թղթային, էլեկտրոնային։
2.3. Փաստաթուղթը ձևակերպում, ստեղծում, պահպանում, փոխանցում է տվյալ փաստաթղթի համար պատասխանատու անձը։
2.4. Էլեկտրոնային փաստաթուղթը ինֆորմացիայի՝ էլեկտրոնային տեսքով, առցանց հարթակում ձևակերպված տարբերակն է:
2.5. Փաստաթղթաշրջանառությունը փաստաթղթերի շրջանառությունն է, շարժի գործընթացը, որի միջոցով փաստաթղթերը ստեղծվում, մշակվում, ընդունվում, պահվում և օգտագործվում են նույն հաստատության կամ մի քանի հաստատությունների շրջանակներում, որն ապահովում է ներքին և արտաքին տեղեկատվական հոսքերի արդյունավետ կառավարում: Փաստաթղթաշրջանառությունը կատարվում է թղթային և էլեկտրոնային եղանակով։
Փաստաթղթաշրջանառության հիմնական մեխանիզմներն են՝
Փաստաթղթերի ստեղծում
Փաստաթղթերի գրանցում
Փաստաթղթերի առաքում
Փաստաթղթերի մշակում և վերահսկում
Փաստաթղթերի օգտագործում և տարածում
Փաստաթղթերի պահպանում (թղթային, էլեկտրոնային)
Փաստաթղթերի ոչնչացում
Էլեկտրոնային փաստաթղթաշրջանառությունը փաստաթղթային աշխատանքի կազմակերպման էլեկտրոնային, առցանց եղանակ է, որի ժամանակ փաստագրությունը օգտագործվում է էլեկտրոնային տեսքով և պահվում առցանց պահոցներում։
3. ՓԱՍՏԱԹՂԹԱՇՐՋԱՆԱՌՈւԹՅԱՆ ԿԱԶՄԱԿԵՐՊՄԱՆ ՔԱՅԼԵՐԸ
3.1. Ստացվող փաստաթղթեր (մուտքային)
3.1.1. Ստացվող փաստաթղթերի նախնական ուսումնասիրություն
3.1.2. Փաստաթղթերի տեսակավորում, խմբավորում ըստ նշանակության, պահպանում սահմանված պահոցում, սահմանված ժամկետով
3.1.3. Փաստաղթղթերի մասին հասցեական տեղեկատվություն պատասխանատուներին, շահառուներին
3.1.4. Փատտաթղթերից բխող (պահանջվող) գործողությունների կազմակերպում
3.2. Ուղարկվող փաստաթղթեր (ելքային)
3.2.1. Փաստաթղթերի պատրաստում պահանջվող ձևաչափով, պահանջվող ժամկետներում
3.2.2. Փաստաթղթի հաստատում քոլեջի ղեկավարի, կրթահամալիրի տնօրենի կողմից
3.2.2. Փաստաթղթերի առաքում անձամբ և/կամ կրթահամալիրի տնօրենի գրասենյակի միջոցով
Քոլեջում գերազանցապես կիրառվում են էլեկտրոնային փաստաթղթաշրջանառության համակարգեր, որոնք ենթադրում են փաստաթղթերի թվային ձևով ստեղծում, գրանցում, փոխանցում, մշակում, պահպանում, ոչնչացում։
Փաստաթղթերի ստացումը և ուղարկումն իրականացվում է փոստի, էլեկտրոնային փոստի կամ առցանց այլ միջոցներով: Քոլեջում շրջանառվող փաստաթղթերի էլեկտրոնային պահոցը Microsoft365-ի mskh.am համակարգում է, շրջանառությունը կազմակերպվում է Microsoft365-ի mskh.am փոստային համակարգում։
Էլեկտրոնային փաստաթղթաշրջանառության համար կիրառվող քայլերն են.
առկա փաստաթղթերի թվայնացում
փաստաթղթերի ստեղծում
էլեկտրոնային ստորագրություն
պահպանում, արխիվացում
արխիվացում էլպահոցում
անվտանգության ապահովում
ոչնչացում
ՍՏԱՑՎԱԾ ՓԱՍՏԱԹՂԹԵՐԻ ԸՆԴՈւՆՈւՄԸ, ԳՐԱՆՑՈւՄՆ Ու ՇԱՐԺԸ
Քոլեջում փաստաթղթաշրջանառությունն իրականացվում է համակարգված՝ ապահովելով ուսումնական, վարչական, ֆինանսական և այլ գործընթացների արդյունավետ կառավարումը:
Քոլեջում ստացված դիմումները, բողոքները ընդունվում և գրանցվում են գրասենյակում՝ համապատասխան մատյաններում, որտեղ արտացոլվում են փաստաթղթի համառոտ բովանդակությունը, շարժը, կատարման ընթացքը, ամսաթիվը:
Փաստաթղթաշրջանառության հիմնական գործընթացները ներառում են հետևյալ տեսակները.
Ուսումնական փաստաթղթաշրջանառություն, որը ներառում է ուսանողների, դասավանդողների փաստաթղթեր, ուսումնական պլաններ և ծրագրեր, աշխատակարգեր, քննական փաստաթղթեր, արձանագրություններ, ժամանակացույցեր:
Վարչական փաստաթղթաշրջանառություն, որը ներառում է քոլեջին վերաբերող փաստաթղթեր, հրամաններ, որոշումներ, կրթահամալիրի ներքին կարգապահական, հաղորդակցության փաստաթղթեր, ուսանողներին վերաբերող փաստաթղթեր։ Կադրերին վերաբերող փաստաթղթերը կրթահամալիրի տնօրենի գրասենյակում են՝ հասանելի մասնաճյուղերի, այդ թվում՝ նաև քոլեջի ղեկավարներին, գրասենյակների ղեկավարներին։
Էլեկտրոնային փաստաթղթաշրջանառություն, որը ներառում է էլեկտրոնային նամակագրություն, փաստաթղթերի կառավարման առցանց համակարգեր, համակարգչային ծրագրեր:
Կրթահամալիրի տնօրենի գրասենյակի միջոցով կազմակերպվում են.
Ֆինանսական փաստաթղթաշրջանառությունը, որը ներառում է ֆինանսական հաշվետվություններ, ծախսերի հաշվարկներ, պատվերների ձևակերպումներ, պայմանագրեր մատակարարների հետ, հաշիվ-ապրանքագրեր, գնումների և մատակարարումների փաստաթղթեր, բանկային փաստաթղթեր, դրամային հաշիվներ:
Արտաքին և ներքին հաղորդակցությունների փաստաթղթաշրջանառություն, որը ներառում է նամակագրություն, պայմանագրեր և համաձայնագրեր, հուշագրեր (նաև՝ էլեկտրոնային տարբերակով), ներքին կարգապահական փաստաթղթեր:
Ուսումնական մասով փաստաթղթաշրջանառությունը կազմակերպվում է հետևյալ քայլերով.
Փաստաթղթի լրացում: Ուսանողը լրացնում է դիմում (ներառյալ՝ էլեկտրոնային), ներկայացնում անհրաժեշտ փաստաթղթերը՝ ներառյալ անձնագրի պատճեն, կրթության վկայականներ, անհրաժեշտ այլ փաստաթղթեր:
Փաստաթղթերի ստուգում: Քոլեջի գրասենյակի ղեկավարը ստուգում է ներկայացված փաստաթղթերի իսկությունը և համապատասխանությունը:
Ուսումնական վարձի վճարում: Փաստաթղթերի ընդունումից հետո ուսանողը անում է անհրաժեշտ վճարումները՝ փոխանցելով կրթահամալիրի հաշվին:
Ընդունելություն և գրանցում: Սահմանված չափանիշներին համապատասխանելու դեպքում ուսանողը ստանում է ընդունելության մասին ծանուցում էլեկտրոնային եղանակով և գրանցվում քոլեջում:
Ուսումնական գործընթացի սկիզբ:
Պաշտոնական հրամանի, նամակի, այլ հաղորդագրության շրջանառության գործընթացը ներառում է փաստաթղթերի պատշաճ ընդունում, ծանոթացում, մշակում, արձագանքում, իրականացում, պահպանում, ոչնչացում: Վերոնշյալ գործընթացի հիմնական քայլերն են՝
փաստաթղթի ստացում, գրանցում
ծանոթացում, տեղեկացում
վերլուծություն
ներկայացում, բաշխում
գործողությունների պլանավորում
իրականացում
հաշվետվություն
մշտադիտարկում և վերահսկում
պահպանում, արխիվացում
հետադարձ կապ։
Աշխատանքային բնույթի փաստաթղթերի վարումը ՀՀ աշխատանքային օրենսդրությամբ սահմանված կարգով կազմակերպվում է կրթահամալիրի տնօրենի գրասենյակում, այդ թվում՝ աշխատանքային պայմանագրեր, աշխատողների անձնական գործի փաստաթղթեր, աշխատողներին վերաբերող անհատական իրավական ակտեր։
Ուսանողներին վերաբերող հրամանները (ուսանողի հեռացում, ազատում, ընդհատում, կուրսից կուրս տեղափոխում, ուսանողին կարգապահական տույժի ենթարկում կամ խրախուսում, ուսումնական նախագծի կազմակերպում կրթահամալիրի տարածքում, մասնագիտական փորձառության կազմակերպում, ....) կազմում են գրասենյակի ղեկավարը, Քոլեջի ղեկավարը։ Այլ բնույթի հրամանները (ուսումնական ճամփորդությունների կազմակերպում, ուսանողների ուսման վարձի փոխհատուցում, զեղչում, դրամական պարգևատրում և այլն) Քոլեջի ղեկավարի հայտով կազմում է կրթահամալիրի տնօրենի գրասենյակի ղեկավարը, ներկայացնում է տնօրենի հաստատմանը:
Ուսումնառության հետ կապված ծրագրերը, նախագծերը Քոլեջի ղեկավարը ներկայացնում է կրթահամալիրի Մասնաժողովին, Վարչական խորհրդին Կառավարման խորհրդին:
Գրասենյակի ղեկավարը բոլոր փաստաթղթերը հերթական համարով գրանցում է գրանցամատյանում, պահպանում թղթային պահոցում, էլեկտրոնային պահոցներում:
Քոլեջը պարտավոր է աշխատողի կամ ուսանողի պահանջով տրամադրել Քոլեջի լիազորությունների շրջանակում տեղեկանքներ՝ համապատասխան հիմքերի առկայության դեպքում:
Ուսանողների հետ պայմանագրերը կնքում և ստորագրում է Քոլեջի տնօրենը. կնքված պայմանագրերը պահվում են քոլեջի գրասենյակում: Քոլեջում թղթային, էլեկտրոնային փաստաթղթերի պահպանությունն իրականացնում է գրասենյակի ղեկավարը: Փաստաթղթերին վերաբերող արտակարգ պատահարի դեպքում գրասենյակի ղեկավարը անհապաղ տեղեկացնում է ղեկավարին: